Information zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Daten nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten von Personen, mit denen wir Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen eingehen, sowie von Organen, Geschäftsführern, Key Account Managern oder anderen Mitarbeitern unserer Vertrags- oder Geschäftspartner, die wir im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und Geschäftsbeziehungen verarbeiten. Hierzu gehören u.a. bestehende oder potenzielle Zulieferer, Dienstleister, Mitgliedsfirmen oder Berater sowie bestehende oder potentielle Kooperationspartner oder anderweitige Partnerunternehmen bzw. -verbände.

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Für die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Datenverarbeitungen Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO ist das

Werksarztzentrum Mönchengladbach, Viersen und Umgebung e.V.
Kaiserstraße 41
41061 Mönchengladbach

Telefon: +49 (0) 21 61 / 92689-0
E-Mail: zentrale@ume-mg.de

Unsere Datenschutzbeauftragte, erreichen Sie unter:

Holger Baunach – Organisationsberatung und Datenschutz
Telefon: +49 (0)2166 2625165
E-Mail: kontakt@baunach.eu

2. Quellen und Arten personenbezogener Daten

Wir verarbeiten in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die uns die betroffenen Personen im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen selbst zur Verfügung stellen oder die wir von den jeweiligen Vertrags- und Geschäftspartnern erhalten (z.B. von Ihren Kollegen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen), etwa im Rahmen der Bearbeitung einer Anfrage oder eines Auftrags. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handelsregister, Presse, Internet) erheben oder von Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Geschäftspartner) erhalten. Auf eine Erhebung von personenbezogenen Daten aus Drittquellen werden wir gesondert hinweisen.

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (wie z.B. Name, Vorname, Anschrift, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Steuernummer/USt-Id.) und andere Kontaktdaten (wie z.B. Telefonnummer, E-Mailadresse). Darüber hinaus können dies auch Vertrags- oder Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Daten zu Ihrer Person (z.B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche, Position, Aufgaben und Befugnisse) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Der Umfang, der zu einer Person verarbeiteten Daten variiert dabei je nachdem, in welcher Funktion die Person uns gegenüber auftritt, etwa welche Position sie bei dem jeweiligen Geschäftspartner bekleidet.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

  1. In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa in den Erhalt von Werbung per elektronischer Post (z.B. Newsletter) und/oder Telefon;
  2. Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung von mit Ihnen oder Ihrem Beschäftigungsunternehmen begründeten Mitgliedschaften bzw. abgeschlossenen Verträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); hierzu gehören insbesondere:
    • Erfassung von Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten) Beschäftigter von Mitgliedsfirmen zu Verwaltungs- und Informationszwecken.Im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft informieren wir Sie per Post, E-Mail, ggf. Fax und Telefon über aktuelle Ereignisse, kommende Veranstaltungen und Berichte von durchgeführten Veranstaltungen, um die Vereinszwecke erfüllen zu können.
    • Kauf- und Lieferverträge (z.B. Bearbeitung von An- und Auftragsanfragen, Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und
      Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Durchführung von An- und Verkäufen, Abrechnung und Abwicklung von Kaufpreiszahlungen;
    • Dienstleistungs- und Werkverträge sowie anderweitige Auftragsverhältnisse (z.B. Bearbeitung und Sichtung von entsprechenden Angeboten und Anfragen; Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Abwicklung von Zahlungen; Versendung von Informationsschreiben);
  3. Weitere Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): beispielsweise zur Erfüllung steuerrechtlicher und anderer gesetzlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und zur Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;
  4. Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); namentlich zu folgenden Zwecken:
    • optimale Kontaktbetreuung/-beziehung, auch bezüglich der Beschäftigten unserer Geschäftspartner;
    • Direktwerbung bei Bestandsmitgliedern;
    • Auslagerung von Vereinsfunktionen, z.B. Verwaltung und IT;
    • Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche;
    • Marktforschungszwecke.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Unter Umständen erfolgt (über die bereits zuvor genannten Fälle hinaus) eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:

  1. Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Vertrags- und Geschäftspartnern dient.
  2. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind vor allem Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.
  3. Sofern es für Bearbeitung Ihrer Anfrage oder den Abschluss bzw. die Durchführung eines Vertrags- oder Geschäftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, sowie im ausgelagerter Vereinsfunktionen können Ihre Daten für die Erfüllung der oben genannten Zwecke an mit uns vertraglich gebundene Unternehmen bzw. Verbände weitergegeben werden. In erster Linie ist das die Unternehmerschaft der Metall- und Elektroindustrie zu Mönchengladbach e.V., Kaiserstraße 41, 41061 Mönchengladbach, der wir einige Verwaltungsfunktionen wie Personalwesen, Finanzbuchhaltung sowie IT-Support und -Sicherheit übertragen haben. Wir haben vertraglich sichergestellt, dass Ihre Daten dort ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken und im Einklang mit anwendbaren Datenschutzgesetzen verwendet werden.
  4. Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke bzw. zur Erbringung unserer Leistungen auf unter Umständen außerhalb der EU bzw. des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen oder anderweitige Kooperationspartner sowie externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge mit dem Datenempfänger sicher.

5. Verarbeitungsdauer

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während der Dauer Ihrer Beschäftigung bei einem unserer Geschäftspartner, jedoch nicht länger als bis zur endgültigen Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung zwischen uns und Ihrem Beschäftigungsunternehmen. Vorgangsbezogene Informationen (etwa bezüglich eines konkreten Vertrags- oder Auftragsverhältnisses) löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Vorgangs, z.B. Erfüllung eines Liefervertrages, mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, es sei denn diese unterliegen längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (etwa der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrung gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs); in einem solchen Fall werden die betroffenen Daten für jegliche weitere Verarbeitung gesperrt.

6. Betroffenenrechte

  1. Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen stehen Ihnen ebenso die folgenden Rechte zu:
    • Recht auf Berichtigung: Ihnen steht ein Recht auf Berichtigung von falschen, Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu.
    • Recht auf Löschung: Zudem können Sie die Löschung von Ihren personenbezogenen Daten verlangen, etwa wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben ferner das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen; in einem solchen Fall werden die Daten für jegliche Verarbeitung gesperrt. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist.
    • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, steht Ihnen zudem
      das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern und soweit Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.
    • Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
    • Recht auf Widerspruch: Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet. (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).
  2. Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre anderweitigen Rechte geltend machen wollen oder Fragen zum Datenschutz bei uns haben, können Sie sich unter folgender E-Mailadresse mit uns in Verbindung setzen: schneider@ume-mg.de
  3. Sie haben ferner das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

7. Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Die Weiterentwicklung unseres Vereins kann sich auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten auswirken. Wir behalten uns deshalb vor, diese Datenschutzerklärung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche, inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen.

Stand dieser Datenschutzerklärung ist Februar 2024.